Создание заполняемых PDF форм

Создание PDF-форм с помощью LibreOffice

PDF формат часто используется в качестве окончательного формата публикации, для отправки документов, которые являются полными и не подлежат редактированию. Менее известно, что PDF имеет опцию, которая позволяет создать заполняемую форму. Ее можно редактировать и сохранять. Большинство стандартных PDF-просмотрщиков могут быть использованы для редактирования формы.

Это обеспечивает простой и практический метод для публикации форм, которые пользователь может заполнить с помощью клавиатуры, а не на бумаге. Форма дает понять пользователю, какие поля должны быть заполнены, и редактируя их пользователь не рискует разорвать макет формы.

pdf-формыЧтобы посмотреть пример формы PDF скачайте и откройте следующий файл PDF.

Скачать: PDF форма для заполнения

Пример PDF можно открывать и редактировать с помощью стандартного просмотра PDF. Например: Foxit Reader, Adobe (Acrobat) Reader и других. После обновления полей с информацией, сохраните форму с помощью меню Файл — Сохранить.

Создание PDF-формы

LibreOffice может создавать PDF –файлы. Это делается с помощью меню Файл — Экспорт в PDF . Любые типы документов: текст, таблицы, слайд-шоу могут быть выведены как PDF. Эти файлы только для чтения, они не являются формами.

Чтобы создать форму PDF нужно использовать LibreOffice.Writer. Для каждого заменяемого текста должны быть заданы специальные поля. Для того, чтобы вставлять и редактировать эти поля используются специальные меню «Элементы управления » в панели инструментов. Для использования «формы управления» на панели инструментов выберите меню Вид — Панели инструментов — Элементы управления. При этом откроется небольшое меню с типичными элементами графического интерфейса, такие как текстовые поля,  списки, переключатели.
Одной из важных является кнопка — значок руки с указательным пальцем на кнопку. Эта кнопка включает или отключает режим редактирования.

Элементы управления PDF формыПример говорит больше, чем тысяча объяснений. Таким образом, чтобы начать Загрузите файл  Создание форм в pdf пример, который является документом формата ODT (OpenDocumentText) и открыть его нужно в LibreOffice.
Примечание: Если файл открыт непосредственно по ссылке загрузки, он будет открыт в LibreOffice , в режиме Только для чтения, и сохранить изменения в нем будет невозможно. В этом случае при использовании LibreOffice выберите в меню Файл — «Сохранить как …» , чтобы сохранить документ в новое место под другим именем.

Типы полей PDF формы

В примере форма содержит большинство типичных полей:

  • Поле выбора — поле флаг, который может быть с галочкой или без нее, смотрите поля флажков установки языка.
  • Текстовое поле — простой текст, смотри поля фамилия , имя.
  • Список элементов — окно списка, где пользователь выбирает один из перечисленных элементов. Смотри поле Пол .
  • Комбинированный список — комбинированный список и текстовое поле, т.е. пользователь может либо использовать список или ввести новый текст. Смотри поле Страна.

Этих типов полей должно быть достаточно, чтобы сделать большинство форм. Для того, чтобы PDF-форму можно было заполнить в большинстве программ для просмотра PDF, рекомендуется использовать только их. Некоторые из других типов полей, могут не работать.

Для добавления нового поля нажмите в форме Управление элементами на нужный элемент, курсор примет вид знака плюс. Поместите плюс в документе в нужное место  и растяните размер поля до нужной величины. Точный размер поля можно отрегулировать позже.

Свойства поля PDF формы

Для просмотра и редактирования свойств поля, просто дважды щелкните на нем.

создание заполняемых форм pdf

Примечание: Если после двойного клика по полю, не открывается окно свойств, проверьте, что режим разработки включен в форме управления меню. См выше.Важно, что поля являются достаточно высокими для используемого шрифта. Если шрифт установлен в Arial 11 пунктов., Поле должно быть не менее 7 мм. Если поле слишком мало, текст может выглядеть правильно в одном средстве просмотра PDF, но будет обрезан сверху или снизу в другом.

Рекомендуется установить Привязку поля «Как символ», потому что это позволяет легко изменять положение полей.

Для полей Список и Комбинированный список используется свойство «Элементы списка» для установки элементов в списке. Нажмите значок треугольник вниз и напишите один элемент в каждой строке.

Примечание: Используйте комбинацию клавиш Shift и Enter, чтобы добавить новую строку. Нажатие только Enter закроет список.

Чтобы создать новый макет с другими полями ввода, можно копировать поля и изменять их свойства.

В свойствах поля в графе имя установите уникальное имя для каждого поля.

Как дополнить или изменить «элементы списка»

Рассмотрим пример работы с объектом Список в LibreOffice Writer.

Работа с формами во Writer

При необходимости отредактировать готовый список в формы, созданной в LibreOffice Writer, выполните следующие действия:

  1. Включите режим нажмите на панели Элементы управления кнопку, обозначенную цифрой 1 (смотри рисунок «Работа с формами в LibreOffice»)
  2. Выделите объект Список в вашем документе и нажмите кнопку 2 (можно сделать двойной клик на объекте).
  3. Откроется окно свойств объекта Список (см.рисунок ниже). На вкладке Общие прокрутите список свойств до позиции Элементы списка (выделено красной рамкой).
  4. Нажмите треугольник справа, чтобы перейти к редактированию элементов списка.
  5. Кликните в строку с нужным элементом и измените его значение. Чтобы добавить новый элемент в список, установите курсор в конце названия элемента и нажмите одновременно клавиши Shift и Enter. Будет добавлена пустая стока, в нее можно вписать новый элемент списка.
  6. Закройте окно свойств и отключите режим Элементы управления.

Свойства списка Writer
Создание группы переключателей

Для создания группы переключателей нам понадобиться дополнительная панель инструментов. Вызываем ее нажатием кнопки 3 (смотри рисунок «Работа с формами в LibreOffice»)
Для удобства работы рекомендую воспользоваться мастером. Включаем его кнопкой 4. Далее на дополнительной панели включаем режим «Группа» — кнопка 5.

Теперь при зажатой левой кнопке мыши растягиваем прямоугольник (область переключателей). После отпускания кнопки появится окно мастера.

В документе появится следующая область.

группа переключателей на форме PDF

Растяните или уменьшите размеры, с помощью зеленых маркеров.

Данная последовательность шагов гарантирует правильную работу переключателей в форме PDF. Проверено в Adobe Acrobat Reader и Foxit Reader.

Порядок заполнения полей пользователем в PDF форме

Когда были добавлены и расположены на странице все поля, необходимо установить последовательность, по которой пользователь может перейти с одного поля, при использовании клавиши табуляции, к другому. Для того, чтобы установить порядок табуляции нужно выбрать любое поле и в окне свойств, в «Порядок» нажмите на кнопку «…» справа. В новом окне откроется со списком имен всех полей на странице. Вы можете отсортировать поля путем перетаскивания или используя автоматическую сортировку.

Вывод в формате PDF

Когда форма заполнена, сохраните документ как ODT (OpenDocument Text). Документ будет необходим, чтобы исправить ошибки или позже обновить форму.
Чтобы сгенерировать вывод PDF-формы из документа, используйте меню Файл — «Экспорт в PDF …». Появится окно «Параметры PDF«. На вкладке Общие убедитесь, что флажок «PDF / A-1a» снят и флажок «Создать  форму PDF» отмечен. Рекомендуется установить «Формат передачи» для FDF. Нажмите кнопку Экспорт.

как сохранить заполненную форму pdfРекомендуется проверить созданный файл, чтобы убедиться, что все работает, как ожидалось. Проверьте вашу форму с одним или двумя другими PDF просмотрщиками.

Друзья! Очень надеюсь, что вы получили пользу от прочтения этой статьи. Если это так, расскажите о ней в социальных сетях. Кнопки ниже. Пусть и ваши друзья будут в курсе.

Рекомендуемые статьи

  • Программа для печати текстаПрограмма для печати текста Программа для печати текста всегда присутствует в вашей системе, но ее ограниченных функционал не может удовлетворить даже минимальные потребности уверенного пользователя компьютера. […]
  • Как построить в ворде графикКак построить в ворде график Здравствуйте, друзья! Сегодня я поделюсь с вами информацией, как построить в ворде график функции. В Интернете много примеров построения диаграмм с использованием ворда и экселя, но данные […]
  • Как создать свой шаблон для презентацииКак создать свой шаблон для презентации Приветствую, друзья! Я продолжаю цикл статей по созданию презентаций. В этой заметке разберём, как создать шаблон презентации для powerpoint. Зачем нужен свой, когда есть готовые, уже […]
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 32
  1. Сергей

    Спасибо за статью, полезно. А возможно настроить отправку заполненных данных, например на email?

    1. Сергей Фомин (автор)

      Отправку данных непосредственно из PDF-документа? Да, возможно. Но тогда у вас должен быть установлен на компьютере почтовый клиент. Например, в Foxit Reader делаем так. Заполняем поля. Далее идем на вкладку Форма — Электронная почта Выбираем формат файла для отправки. Запустится ваш почтовый клиент, далее отправляете как обычное письмо. Для автоматической отправки на email лучше создать вебформу.

  2. Вячеслав

    Мне тоже статья понравилась. Хочу задать похожий вопрос… Можно ли в PDF форму вмонтировать кнопку отправки документа на почту или в сетевую папку , если форма находится в разделе «Документы» на сайте VK.COM и открыта для пользователей моей страницы в «ВКонтакте» … И если можно, то как это сделать…
    С уважением…

    1. Сергей Фомин (автор)

      Пока не могу ответить на ваш вопрос, но обещаю над ним подумать

  3. Дмитрий

    Спасибо за статью, тоже интересует вопрос можно ли сделать кнопку отправки заполненой формы на мыло

  4. Дмитрий

    и второй вопрос — и как можно сохранить заполненную форму в копии хотя бы?

  5. Сергей Фомин (автор)

    Дмитрий, ответ на второй вопрос был в начале статьи.
    Дублирую для вас: Документ PDF с готовой формой можно открывать и редактировать с помощью стандартного просмотра PDF. Например: Foxit Reader, Adobe (Acrobat) Reader и других. После обновления полей с информацией, сохраните форму с помощью меню Файл — Сохранить или Файл- Сохранить как….

  6. Дмитрий

    Добрый День.
    возможно ли создание заполняемых PDF форм с помощью Adobe (Acrobat) Reader
    пытаюсь сделать квитанцию: Форма ПД-4

    1. Сергей Фомин (автор)

      Adobe Acrobat Reader предназначен для просмотра документов PDF и заполнения готовых PDF форм. А вот для создания PDF — форм используется Adobe Acrobat Pro, но он — платный

  7. Дмитрий

    Да. Спасибо большое за ответ.
    Adobe Acrobat Pro у меня есть, но я не могу с ним разобраться.
    Там есть отдельная часть ФОРМЫ, но нет описания как с ним работать,
    пытаюсь создать квитанцию Форма ПД-4.

  8. Леонид

    Здравствуйте Сергей! Что Вы можете сказать по поводу Foxit Web Forms?
    http://www.foxitsoftware.com/ru/products/web-forms/

    1. Сергей Фомин (автор)

      Ну, что сказать. Сервис интересный. Ссылку на форму можно дать на своем сайте или выслать клиенту по почте. В бесплатном режиме можно создать 2 формы в месяц и получать 100 заполненных ответов. Если нужно больше,то есть платная подписка за 144$ вам будет доступно 7 форм и 1500 ответов. Очень удобно, после заполнения на вашу почту приходит PDF- документ с данными. В личном кабинете сервиса их тоже можно скачать в PDF и в CSV-формате. Вот только в CSV с кириллицей проблемы были у меня.

  9. Сергей

    Спасибо за полезную статью. Скажите пожалуйста, как исправить ошибку: при экспорте в PDF вместо галочки появляется крестик. Мелочь, но принципиальная, необходимо, чтобы оставалась именно галочка.

    1. Сергей Фомин (автор)

      К сожалению, мне не удалось найти решение вашей проблемы с крестиком.

  10. Алексей

    Сергей, добрый день! Спасибо за описание высоких технологий. ) А Вы случайно не знаете, можно ли как-то сделать так, чтобы длина поля зависела от количества введенных в поле букв и регулировалась автоматически? Например, это нужно в документах. Название стороны в том же договоре может быть длинным, а может быть коротким, и если оно короткое, то при фиксированной заранее заданной длине поля после наименования будет много пустого места. Нет ли решения?

    1. Сергей Фомин (автор)

      К сожалению, длина текстового поля может быть только фиксированной. Если нужно оформить договор, то лучше использовать текстовые форматы документов, такие как doc, docx, odt. В этом случае ваша проблема будет решена, а после внесения всех данных сохраняйте документ в формате PDF.

  11. Анна

    Добрый день!
    Отличная статья, все получилось, но позже появилась проблема: Заполняем файл, сохраняем, открываем заново и видим, что пропали некоторые символы в полях, но если мышкой навести на поле, то весь текст становится виден, на печать после сохранения тоже выводится криво (пропавшие символы не печатаются). Подскажите, в чем может быть проблема?

    1. Сергей Фомин (автор)

      Можно посмотреть ваш файл?

  12. Михаил

    Большое спасибо за статью.
    Возник такой вопрос — можно ли как-то назначит автозаполнение одного поля текстом из другого? То есть мы заполняем одно поле, и автоматически заполняется второе тем же текстом (как под копирку :) ). Сам к сожалению не нашел.

    1. Сергей Фомин (автор)

      Михаил, мне не приходилось так делать. Я думаю текстовом документе подобное можно организовать с помощью макросов, но в PDF — наверное нет.

  13. Евгений

    Добрый день, спасибо за статью.
    Появилась пара вопросов:
    1. Как дополнить или изменить «элементы списка», глядя в пример — как добавить еще один цвет?
    2. При вставке формы переключателя (задаю в свойствах каждого элемента одинаковую группу — например Х1) между двумя элементами в Writer переключение осуществляется верно (нажим на второй элемент снимает «точку» с первого), при конвертировании в PDF получается, что элементы отваливаются от группы. При нажатии на переключатель точка устанавливается намертво для каждой из позиций.

    1. Сергей Фомин (автор)

      Евгений, ответы на ваши вопросы дополнены в текст статьи.

  14. Александр

    Добрый день. Хотелось бы иметь возможность автоматического экспорта из pdf в текстовый формат.
    Чтобы робот на сайте мог парсить информацию строго структурируемую.
    поле 1 = поле 1
    поле 2 = поле 2

    пользователь заполняет pdf форму- и отправляет на почту.
    робот извлекает из формы данные и дальше передает на обработку в php, perl ….

    пока я вижу только возможность чтобы пользователь сохранял заполненую форму в текст — хотя и там много мусора остается кроме введенных данных

    1. Сергей Фомин (автор)

      Александр, пользователь может сохранить все изменения непосредственно в самой PDF форме, т.е. заполнив поля формы в том же Adobe Reader, нажать кнопку сохранить. И отправить вам по почте именно PDF. При создании формы во Writer можно в ее свойствах указать URL обработчика и метод отправки данных GET или POST. Может это как-то поможет роботу в обработке? Здесь нужна помощь веб-программиста :sad:

  15. Евгений

    Сергей, благодарю за оперативный ответ.
    1. Как грамотно вставлять несколько «групп» переключателей? В случае отсутствия привязки к БД по умолчанию возможно иметь только одну группу.
    Имеет ли смысл создать собственную БД и перебирать в ней все возможные конфигурации для заполнения групп?
    2. Есть ли пример с ограничениями при заполнении? Например при выборе варианта А1 из группы 1 в группе 2 становится недоступен вариант А2.

    1. Сергей Фомин (автор)

      1. Евгений, несколько групп вставляются без проблем. Никакой привязки к БД не требуется. Вот вам пример файла с тремя группами https://yadi.sk/d/41xtOfoo3PmHLC В архиве файлы в форматах ODT и PDF. Все работает. Я использую версию LibreOffice 5.4.2.2.
      2. Не совсем понял, что вам требуется. Можно привести более четкий и конкретный пример?

  16. Евгений

    И еще один вопрос возник в процессе разработки.
    Создан ПДФ с формами, на нескольких компьютерах заполнение и отображение работает верно. При печати для некоторых элементов (выпадающий список, текстовое поле) на бумаге частично не отображаются введенные значения, русские буквы например. Есть ли в свойствах к формам ограничения на печать определенных символов?
    Например поле выпадающий список скопировано дважды (свойства идентичны) значение ФФФ 25 печатается как 25, а значение ККК 25 — как ККК 25 (Шрифт Arial)
    Версия libre 5.3.6.1 portable с официального сайта.

    1. Сергей Фомин (автор)

      Попробуйте включить внедрение шрифтов в документ. В меню Файл-Свойства вкладка Шрифт. Поставьте галочку Внедрять шрифты в документ.

  17. Евгений

    Спасибо за ответы.
    Насчет примера:
    Вопрос 1 — варианты ответа А1 и Б1.
    Вопрос 2 — варианты ответа А2 и Б2.
    Вопрос 3 — варианты ответа А3 и Б3.
    Задача следующая, при выборе ответа Б1 на вопрос 1 — вопрос 2 становится недоступным для установки ответов А2/Б2 (блокируется, его не заполнить).
    При выборе ответа А1 на вопрос 1 — вопрос 23 становится недоступным.

    Внедрить шрифты в документ не помогло, также печатаются лишь определенные символы и цифры.

    1. Сергей Фомин (автор)

      Евгений, к сожалению, обычным способом реализовать ваш вариант невозможно. Да и в форме PDF такое вряд ли сработает. Попробуйте, как-то по-другому реализовать ваш опросник.

  18. Александр

    Благодарю за ответ!

    Вы пишете: «пользователь может сохранить все изменения непосредственно в самой PDF форме, т.е. заполнив поля формы в том же Adobe Reader, нажать кнопку сохранить.»

    Но я как раз хочу иметь на выходе что-то типо .csv
    а как извлечь из pdf именно нужную мне информацию ? может есть API для экспорта данных из заполненных pdf форм ?

    1. Сергей Фомин (автор)

      Александр, мне кажется, что в вашем случае, лучше сделать форму не в PDF, а на веб-странице, тогда проблем с экспортом не возникнет. Вот вам ссылка на биржу фрилансеров Kwork. Думаю, что это поможет в решении вашей проблемы.

Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:
Нажимая на кнопку "Отправить комментарий", я даю согласие на рассылку, обработку персональных данных и принимаю политику конфиденциальности.